Lizenz- und Nutzungs­bedingungen.

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1 Gegenstand, Vertragspartner

1.1 Diese Bedingungen gelten für die Überlassung und den Betrieb der Software orandke ONE („Software“) durch die Orth-Kellenberger Group KG, Pfarrackerstraße 9, 84326 Falkenberg („Anbieter“) an Unternehmen, Firmengruppen, Behörden und Organisationen („Kunde“). orandke ONE ist eine Marke der Orth-Kellenberger Group KG.

1.2 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein Widerrufsrecht besteht nicht.

1.3 Die Software ist ein Business-Portal mit einer Basis (Dashboard, Mail und Kalender über Microsoft 365, Signaturen, Benachrichtigungen, Verwaltung) und den Modulen Tickets & CRM, Zeiterfassung & Personal, Fahrzeuge, Trainings, Finanzen und Wissensdatenbank. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses; künftige Funktionen sind nicht geschuldet, auch wenn sie angekündigt sind.

1.4 Vertreibt ein Partner aus dem Partnernetzwerk des Anbieters die Software, kommt der Lizenzvertrag mit dem Anbieter zustande; Betreuung und Betrieb kann der Partner übernehmen (Ziffer 4.3).

2 Lizenz

2.1 Lizenzumfang. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software in einer Installation für den eigenen Geschäftsbetrieb zu nutzen – mit den lizenzierten Modulen, für die lizenzierte Anzahl von Gesellschaften (rechtlich selbstständige Einheiten des Kunden) und aktiven Nutzern (Benutzerkonten, die sich im Abrechnungsmonat anmelden können). Konzernverbundene Unternehmen des Kunden dürfen die Software als weitere Gesellschaften nutzen, wenn sie lizenziert sind.

2.2 Lizenzprüfung. Die Installation prüft ihre Lizenz regelmäßig gegen den Lizenzserver des Anbieters (Installationskennung, Lizenzschlüssel, Version, Anzahl aktiver Nutzer und Gesellschaften). Werden Obergrenzen überschritten, weist die Software darauf hin; der Kunde erweitert die Lizenz oder reduziert die Nutzung innerhalb von 30 Tagen. Ein Ablauf der Lizenz blockiert Updates und – nach einer Nachfrist von 30 Tagen – die Anmeldung; Daten bleiben erhalten (Ziffer 8).

2.3 Beschränkungen. Der Kunde darf die Software nicht an Dritte vermieten, unterlizenzieren oder für Dritte betreiben, nicht dekompilieren oder zurückentwickeln (über § 69e UrhG hinaus), Lizenz- und Sicherheitsmechanismen nicht umgehen und Schutzrechtsvermerke nicht entfernen. Die Rechte an der Software, ihrem Quellcode, der Marke orandke ONE und der Dokumentation bleiben beim Anbieter bzw. der Orth & Cie. KG.

2.4 Updates. Der Anbieter stellt während der Laufzeit Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheitsaktualisierungen, Weiterentwicklungen) signiert über seinen Update-Server bereit. Sicherheitsupdates sind zeitnah einzuspielen; der Anbieter kann Updates automatisch einspielen, wenn er den Betrieb übernommen hat. Für Installationen, die mehr als zwei Versionen zurückliegen, ist Support nur nach Aktualisierung geschuldet.

3 Testphase, Laufzeit, Kündigung

3.1 Testphase. Auf Wunsch stellt der Anbieter eine Testinstallation für 30 Tage kostenfrei bereit. Die Testphase endet automatisch; sie geht nicht ohne gesonderte Beauftragung in einen Lizenzvertrag über. Entscheidet sich der Kunde für den Vertrag, kann die Testinstallation mit ihren Daten übernommen werden. Der Anbieter darf Testinstallationen 30 Tage nach Ablauf löschen.

3.2 Laufzeit. Der Lizenzvertrag hat eine Laufzeit von 12 Monaten ab Bereitstellung der Produktivinstallation. Er verlängert sich jeweils um 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende in Textform gekündigt wird. Erweiterungen (Module, Gesellschaften, Nutzer) sind jederzeit zum Monatsbeginn möglich und laufen mit dem Hauptvertrag; Reduzierungen zum Laufzeitende.

3.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit zwei Monatsbeträgen in Verzug ist oder die Lizenz trotz Abmahnung überschreitet.

4 Betrieb

4.1 Betrieb durch den Anbieter (Regelfall). Der Anbieter betreibt die Installation des Kunden über orkenet, eine Marke der Orth-Kellenberger Group KG, in Rechenzentren in der EU: eigene Installation, eigene Datenbank, tägliche Sicherung, Überwachung, Einspielen der Updates. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99 Prozent im Monatsmittel an, gemessen am Zugang zur Anmeldeseite; ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster (in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten), Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (Netz, Microsoft 365, Endgeräte des Kunden) und höhere Gewalt. Verbindliche Service Levels mit Gutschriften können gesondert vereinbart werden.

4.2 Betrieb beim Kunden. Betreibt der Kunde die Software auf eigenen Systemen, stellt der Anbieter Installationspaket, Dokumentation und Updates bereit. Für Betrieb, Sicherung, Sicherheit und die Einhaltung der Systemvoraussetzungen ist der Kunde verantwortlich; der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Daten, soweit der Kunde ihn nicht für Support freigibt.

4.3 Betrieb beim Partner. Übernimmt ein Partner aus dem Partnernetzwerk den Betrieb, gilt Ziffer 4.2 entsprechend für den Partner; der Partner ist durch Vereinbarung mit dem Anbieter an diese Bedingungen und an die Vertraulichkeit gebunden.

4.4 Microsoft 365 und Schnittstellen. Die Anbindung an Microsoft 365 (Anmeldung, Postfächer, Kalender, Signaturen) erfolgt im Microsoft-Mandanten des Kunden; der Kunde richtet die erforderlichen Freigaben ein, insbesondere die Beschränkung des Zugriffs auf freigegebene Postfächer. Ohne Microsoft 365 stehen lokale Konten mit zweitem Faktor und IMAP-Postfächer zur Verfügung. Schnittstellen zu Drittsystemen (unter anderem Lexware Office) setzen gültige Verträge des Kunden mit dem jeweiligen Anbieter voraus; für deren Verfügbarkeit und Änderungen ist der Anbieter nicht verantwortlich.

5 Einführung, Schulung, Support

5.1 Einführung. Die einmalige Einrichtungsgebühr deckt das Anlegen der Installation, die Anbindung an Microsoft 365 und die Grundeinrichtung (Gesellschaften, Nutzer, Rollen, Boards, Postfächer, Signaturen, Abrechnungsarten) nach der Einführungs-Checkliste des Anbieters. Datenübernahme aus Vorsystemen, Anpassungen und weitergehende Beratung werden nach Aufwand berechnet.

5.2 Schulung. Administratoren- und Anwenderschulungen werden je Termin berechnet; sie finden online oder vor Ort statt.

5.3 Support. Support zu Geschäftszeiten (Montag bis Freitag 8–18 Uhr, außer an bayerischen Feiertagen) per E-Mail, Telefon und Ticket ist in der Lizenz enthalten: Annahme von Störungen und Fragen, Fehleranalyse, Workarounds und Fehlerbehebung im Rahmen der Updates. Nicht enthalten sind Schulung, Beratung zur Nutzung, Anpassungen und die Behebung von Störungen, die der Kunde zu vertreten hat. Der Anbieter nimmt Störungsmeldungen zu Geschäftszeiten innerhalb von vier Stunden qualifiziert auf; bei Ausfall der gesamten Installation (Priorität kritisch) innerhalb von zwei Stunden.

6 Preise, Zahlung, Preisanpassung

6.1 Die Vergütung setzt sich zusammen aus einer Grundgebühr je Installation und Monat, einem Betrag je aktivem Nutzer und Monat, einem Betrag je weiterer Gesellschaft und Monat, gegebenenfalls Modulpreisen sowie der einmaligen Einrichtungsgebühr; die Beträge ergeben sich aus dem Angebot. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

6.2 Laufende Entgelte werden monatlich im Voraus berechnet und per SEPA-Lastschrift eingezogen, soweit vereinbart; Nutzer werden nach dem Höchststand aktiver Konten im Vormonat abgerechnet. Einrichtung und Schulung werden nach Erbringung berechnet. Zahlungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig.

6.3 Der Anbieter darf die laufenden Entgelte einmal jährlich mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten in Textform anpassen, erstmals nach Ablauf der ersten Laufzeit. Beträgt die Erhöhung mehr als fünf Prozent, kann der Kunde zum Wirksamwerden der Anpassung außerordentlich kündigen.

7 Pflichten des Kunden

7.1 Der Kunde nutzt die Software nur im Rahmen der Lizenz und des geltenden Rechts, insbesondere des Datenschutz- und Arbeitsrechts (unter anderem Beteiligung eines Betriebsrats bei Zeiterfassung und Leistungsdaten). Er benennt einen Administrator als Ansprechpartner, vergibt Rollen und Rechte nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit, aktiviert den zweiten Faktor für privilegierte Konten und sperrt Konten ausgeschiedener Mitarbeitender.

7.2 Der Kunde ist für die Inhalte in seiner Installation verantwortlich (Daten, E-Mails, Dokumente, Finanzkennzahlen) und sichert bei Betrieb nach Ziffer 4.2 seine Daten eigenverantwortlich. Bei Betrieb durch den Anbieter kann der Kunde zusätzlich Sicherungen in seine eigene Cloud (OneDrive, Google Drive) exportieren.

7.3 Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln; Sicherheitsvorfälle sind dem Anbieter unverzüglich zu melden.

8 Datenschutz, Vertraulichkeit, Datenrückgabe

8.1 Betreibt der Anbieter die Installation, ist er Auftragsverarbeiter des Kunden nach Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen den Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters; die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Orth-Kellenberger Group KG sind Vertragsbestandteil. Unterauftragsverarbeiter sind Rechenzentrumsanbieter mit Sitz in Deutschland, Rechenzentren in der EU.

8.2 Der Anbieter greift auf Inhalte der Installation nur zu, soweit dies für Betrieb, Support oder auf Weisung des Kunden erforderlich ist; Zugriffe sind personalisiert, mit zweitem Faktor gesichert und werden protokolliert.

8.3 Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich, auch nach Vertragsende. Mitarbeitende und Partner des Anbieters sind auf Vertraulichkeit und den Code of Conduct der Orth & Kellenberger Group verpflichtet.

8.4 Datenrückgabe. Bei Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden auf Wunsch die Daten seiner Installation als Export (Datenbankauszug und Anhänge in gängigen Formaten, zusätzlich die DSGVO-Auskunftsfunktion der Software) bereit und löscht die Installation 30 Tage nach Vertragsende, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Auf Wunsch bestätigt der Anbieter die Löschung.

9 Gewährleistung

9.1 Der Anbieter gewährleistet, dass die Software bei vertragsgemäßer Nutzung die in der Leistungsbeschreibung genannten Funktionen im Wesentlichen erfüllt. Mängel beseitigt der Anbieter innerhalb angemessener Frist durch Update, Patch oder Workaround. Schlägt die Nachbesserung wiederholt fehl, kann der Kunde die Vergütung mindern oder den Vertrag außerordentlich kündigen.

9.2 Keine Mängel sind unwesentliche Abweichungen, Beeinträchtigungen durch Änderungen des Kunden oder Dritter, durch nicht freigegebene Umgebungen oder durch Drittsysteme (Microsoft 365, Lexware Office, Browser). Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

9.3 Die Software ist ein Werkzeug; für die Richtigkeit von Auswertungen (unter anderem Zeitkonten, Lohnexporte, BWA) ist der Kunde auf Grundlage seiner Eingaben und Einstellungen verantwortlich. Eine Rechts- oder Steuerberatung ist nicht Vertragsgegenstand.

10 Haftung

10.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und bei Übernahme einer Garantie.

10.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Anbieter begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens auf die in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensfall gezahlte Vergütung des Vertrags. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

10.3 Für Datenverlust haftet der Anbieter nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre; bei Betrieb durch den Anbieter gilt dies für Datenverluste seit der letzten täglichen Sicherung.

10.4 Ansprüche des Kunden verjähren in zwölf Monaten, soweit nicht Ziffer 10.1 gilt.

11 Pilotphase

Für Installationen, die als Pilot gekennzeichnet sind, gilt ergänzend: Der Kunde erhält die Software zu Pilotkonditionen mit dem Ziel, Funktionen im Echtbetrieb zu erproben; er meldet Fehler und Verbesserungen zeitnah, der Anbieter behebt sie bevorzugt. Funktionen können sich während der Pilotphase ändern; produktive Nutzung für Lohn- und Finanzabschlüsse erfolgt erst nach gemeinsamer Freigabe. Die Pilotphase endet mit dem im Angebot genannten Datum und geht nur durch gesonderte Beauftragung in einen Lizenzvertrag über.

12 Schlussbestimmungen

12.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand ist Landshut, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

12.2 Änderungen dieser Bedingungen teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit; widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang, gelten sie als angenommen. Hierauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Preisänderungen richten sich nach Ziffer 6.3.

12.3 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Fassung 1.0 (Entwurf zur anwaltlichen Prüfung), Stand 12. November 2026, gültig ab 1. Januar 2027. Orth-Kellenberger Group KG · Marke orandke ONE · Pfarrackerstraße 9 · 84326 Falkenberg · hallo@orandke.one