Datenschutzerklärung.

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1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der hier beschriebenen Leistungen ist die

Orth-Kellenberger Group KG, Pfarrackerstraße 9, 84326 Falkenberg, Deutschland, vertreten durch die persönlich haftende Gesellschafterin Orth-Kellenberger Group Management GmbH, diese vertreten durch die Geschäftsführung Mariam Orth (Vors.), Tobias Hitzenauer, Jedidjah Orth. Telefon +49 (0) 8727 969-9855, E-Mail hallo@orandke.one. orandke ONE ist eine Marke der Orth-Kellenberger Group KG.

Datenschutzbeauftragter

Philip Ladendorf, Datendo XL GmbH (extern bestellt), erreichbar über dataprotection@service.orth-kellenberger.com oder postalisch an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“. Der Datenschutzbeauftragte ist der Aufsichtsbehörde gemeldet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website orandke.one und ihr Kontaktformular. Für die Anwendung orandke ONE (app.orandke.one und die Installationen unserer Kunden) gelten die Datenschutzhinweise in der Anwendung und – gegenüber unseren Kunden – der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 8). Für andere Websites der Orth & Kellenberger Group gelten deren eigene Datenschutzerklärungen.

2 Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht, nur für festgelegte Zwecke und nur so lange, wie es für diese Zwecke erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse). Soweit wir Zugriffe auf Endgeräte beschreiben, gilt zusätzlich § 25 TDDDG.

Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen, Selbstständige, Behörden und Organisationen; Angebote an Verbraucher machen wir nicht, und die Website richtet sich nicht an Minderjährige.

Pflicht zur Bereitstellung. Sie müssen uns keine Daten bereitstellen, um die Website zu nutzen. Für eine Anfrage oder einen Vertrag benötigen wir die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten oder den Vertrag nicht schließen.

Diese Website verwendet keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste und setzt keine Cookies, die eine Einwilligung erfordern. Ein Cookie-Banner gibt es deshalb nicht. Inhalte Dritter (Karte) werden erst geladen, wenn Sie sie ausdrücklich anklicken (Ziffer 12).

3 Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird auf eigenen Servern der Orth-Kellenberger Group KG in Rechenzentren in der EU betrieben; Infrastruktur, DDoS-Schutz und Firewalls stellen Rechenzentrumsanbieter mit Sitz in Deutschland bereit, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO bestehen. Die Verbindung ist transportverschlüsselt (TLS).

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch in Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browsertyp und -version, Betriebssystem, verweisende Seite (Referrer). Zweck ist der sichere und stabile Betrieb der Website, die Abwehr und Aufklärung von Angriffen und die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall erfordert eine längere Aufbewahrung. Zugriff haben nur die Administratoren der Orth-Kellenberger Group KG.

4 Schutz der Website (Wordfence)

Zum Schutz vor Angriffen setzen wir das Sicherheits-Plugin Wordfence der Defiant Inc., Seattle, USA, ein. Wordfence prüft Zugriffe auf Angriffsmuster, blockiert auffällige Anfragen und gleicht IP-Adressen mit Listen bekannter Angreifer ab. Dazu werden IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Merkmale der Anfrage verarbeitet; Daten blockierter oder verdächtiger Anfragen können an Defiant in die USA übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Website); die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Daten über Angriffe werden längstens 30 Tage gespeichert.

5 Technik der Website: Cookies, lokaler Speicher, Schriften

Cookies. Die Website setzt beim bloßen Besuch keine Cookies. Nur in Anmeldebereichen (Administration) und beim Absenden eines Formulars werden technisch notwendige Cookies verwendet (Sitzung, Formular-Token des Spam-Schutzes). Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei.

Lokaler Speicher. Die Website merkt sich im lokalen Speicher Ihres Browsers nur, ob Sie den Hinweisbalken zum Aufbau der Website geschlossen haben. Diese Information verlässt Ihr Gerät nicht und enthält keine personenbezogenen Daten.

Schriften und Symbole. Alle Schriften (Open Sans) und Symbole werden von unserem eigenen Server geladen. Es werden keine Schriften von Google oder anderen Anbietern nachgeladen; eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte findet dadurch nicht statt.

Inhalte. Die Website wird mit WordPress und Elementor erstellt. Telemetrie- und Statistikfunktionen dieser Programme sind abgeschaltet.

6 Kontakt, Demo-Anfragen und Formular

Kontaktaufnahme. Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Formular kontaktieren, verarbeiten wir die mitgeteilten Daten (Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um die Anfrage zu bearbeiten und – auf Ihren Wunsch – eine Demo oder Testinstallation zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Anfragen ohne anschließenden Vertrag löschen wir nach 12 Monaten; führen sie zu einem Vertrag, gelten die Fristen in Ziffer 10.

Formular. Das Kontaktformular („Nachricht an das ONE-Team“) wird mit WPForms erstellt. Die Eingaben werden über unseren eigenen Mailserver an das Postfach hallo@orandke.one der Orth-Kellenberger Group KG übermittelt und dort in Microsoft 365 verarbeitet (Ziffer 11). Eine Speicherung der Eingaben in der Datenbank der Website findet nicht statt. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Spam-Schutz. Das Formular ist durch einen Spam-Schutz von WPForms geschützt, der ohne Fremddienst auskommt: ein beim Laden der Seite erzeugtes Formular-Token und eine Zeitprüfung erkennen automatisierte Eingaben. Dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt und keine Verhaltensanalysen durchgeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Online-Demo. Demos führen wir per Microsoft Teams durch (Microsoft Ireland Operations Ltd., Rechenzentren in der EU); verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse und – wenn Sie sie einschalten – Bild und Ton während der Besprechung. Aufzeichnungen fertigen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung an.

Telefon. Unsere Telefonie läuft über Microsoft Teams und die Cloud-Telefonanlage eines deutschen Telefonanbieters. Verarbeitet werden Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs; Anruflisten werden 90 Tage gespeichert.

7 Anmeldung zur Anwendung (app.orandke.one)

Anmeldeseite. Der Link „Anmelden“ führt zur Anmeldeseite der Anwendung unter app.orandke.one. Beim bloßen Besuch dieser Website werden keine Daten an die Anwendung übertragen. Bei der Anmeldung verarbeitet die Anwendung Ihre Anmeldedaten – entweder über das Microsoft-Konto Ihres Unternehmens (Microsoft Entra ID; dabei erhalten wir Name, E-Mail-Adresse und Mandantenkennung von Microsoft) oder über ein lokales Konto mit zweitem Faktor – sowie IP-Adresse, Zeitpunkt und Gerät der Anmeldung zum Schutz des Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag Ihres Unternehmens) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Anmeldung). Anmeldeprotokolle speichern wir 90 Tage.

Innerhalb der Anwendung gelten die dort hinterlegten Datenschutzhinweise. Für die Daten, die Ihr Unternehmen in seiner Installation verarbeitet (Tickets, Kunden, Zeiten, Fahrzeuge, Trainings, Finanzen, Wissen), ist Ihr Unternehmen verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter (Ziffer 8).

8 Betrieb der Anwendung für Kunden

Auftragsverarbeitung. Betreiben wir die Installation eines Kunden (Regelfall, über orkenet in Rechenzentren in der EU), verarbeiten wir die darin gespeicherten personenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag der Orth-Kellenberger Group KG mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage; beide finden Sie unter Rechtliches/Lizenzbedingungen. Jede Installation hat eine eigene Datenbank und wird täglich verschlüsselt gesichert. Zugriffe unserer Mitarbeitenden auf Inhalte erfolgen nur für Betrieb, Support oder auf Weisung, mit persönlichen Konten, zweitem Faktor und Protokollierung.

Microsoft 365 im Mandanten des Kunden. Die Anbindung an Microsoft 365 (Anmeldung, Postfächer, Kalender, Signaturen) läuft im Microsoft-Mandanten des Kunden; der Kunde richtet die Freigaben ein und beschränkt den Zugriff auf freigegebene Postfächer. Microsoft ist insoweit Auftragsverarbeiter des Kunden nach dessen Verträgen mit Microsoft.

Lizenzserver und Updates. Jede Installation prüft ihre Lizenz regelmäßig gegen unseren Lizenzserver und bezieht Updates von unserem Update-Server. Dabei werden Installationskennung, Lizenzschlüssel, Versionsstand, Anzahl aktiver Nutzer und Gesellschaften sowie IP-Adresse und Zeitpunkt übermittelt – keine Inhalte und keine Namen von Nutzern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Lizenzvertrag) und lit. f (Schutz vor unberechtigter Nutzung). Lizenzprotokolle speichern wir für die Laufzeit des Vertrags und 12 Monate darüber hinaus.

Betrieb beim Kunden oder Partner. Betreibt der Kunde oder ein Partner die Installation selbst, haben wir keinen Zugriff auf die Daten, soweit der Kunde ihn nicht für Support freigibt; dann gelten die Regeln zur Fernwartung des jeweiligen Supportvertrags.

9 Kunden: Vertrag, Kundenkonto, Abrechnung

Vertragsdaten. Wenn Ihr Unternehmen orandke ONE lizenziert, verarbeiten wir Firmendaten, Ansprechpartner, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Tickets und Dokumentation in unserem eigenen Kundenverwaltungs- und Ticketsystem (orandke ONE), das wir selbst in Rechenzentren in der EU betreiben. Der Zugang ist durch Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt; Zugriffe werden protokolliert, Backups verschlüsselt, Daten nach einem Löschkonzept entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Buchhaltung und Rechnungen nutzen wir eine Buchhaltungssoftware mit Rechenzentren in Deutschland und übermitteln die Unterlagen an unsere Steuerberatung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Testinstallation. Für eine Testinstallation legen wir eine Installation mit den Kontaktdaten Ihres Unternehmens an; sie endet nach 30 Tagen und wird 30 Tage nach Ablauf gelöscht, wenn kein Vertrag zustande kommt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Datenübermittlung im Konzernverbund. Innerhalb der Orth & Kellenberger Group – der Orth & Cie. KG als Konzernmutter und ihren verbundenen Unternehmen – kann ein Datenaustausch stattfinden, um Verwaltungsprozesse, Webauftritte und Leistungen gemeinsam zu organisieren und zu verbessern. Konkret führt die Gruppe je Geschäftspartner einen einzigen Stammdatensatz in ihrem Kundenverwaltungssystem (Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Kunden-/Lieferantennummer). Diesen Datensatz nutzen die operativ tätigen Gesellschaften der Gruppe gemeinsam: die Orth-Kellenberger Group KG (Vertragspartner für alle Marken), die Orth & Cie. KG (Konzernmutter, Vermögens- und Markengesellschaft) und – soweit sie mit Ihnen zu tun hat – die Orth-Kellenberger Organisation e.V. Der Stammdatensatz wird in die Buchhaltung der Orth & Cie. KG und der Orth-Kellenberger Group KG übernommen. Die Orth-Kellenberger Group Management GmbH und die Orth-Kellenberger Holding GmbH sind reine Gesellschafter ohne eigenes Personal und verarbeiten keine Kundendaten. Grundlage der gemeinsamen Nutzung ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Verwaltung innerhalb der Unternehmensgruppe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 48).

Support. Supportanfragen verarbeiten wir als Ticket in unserem Ticketsystem. Zugriffe auf Installationen erfolgen nur im Rahmen des Auftrags, mit persönlichen Konten und protokolliert (Ziffer 8).

10 Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre auf. Anfragen ohne Vertrag löschen wir nach 12 Monaten, Server-Logfiles nach 14 Tagen, Anmelde- und Anruflisten nach 90 Tagen, Testinstallationen 30 Tage nach Ablauf, Lizenzprotokolle 12 Monate nach Vertragsende. Installationen, die wir betreiben, löschen wir 30 Tage nach Vertragsende, nachdem wir dem Kunden die Daten auf Wunsch bereitgestellt haben (Lizenz- und Nutzungsbedingungen, Ziffer 8). Daten, die für laufende Verfahren oder zur Abwehr von Ansprüchen benötigt werden, bleiben bis zum Abschluss gespeichert.

11 Dienstleister und Empfänger

Wir setzen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Das sind, nach Kategorien: - Rechenzentrumsanbieter mit Sitz in Deutschland (Infrastruktur, Netz, DDoS-Schutz) – für Website, Anwendung, Lizenz- und Update-Server, betrieben über orkenet, eine Marke der Orth-Kellenberger Group KG - Kommunikations- und Bürodienste: Microsoft 365 (E-Mail, Speicher, Teams – Microsoft Ireland Operations Ltd., Rechenzentren in der EU) für alle Marken der Gruppe - Website-Sicherheit (Wordfence, Defiant Inc.) - Telefonanbieter, Buchhaltungssoftware, IT-Dienstleister für Wartung und Support

Weitere Empfänger sind Partner aus unserem Partnernetzwerk, wenn sie auf Wunsch des Kunden Einführung oder Betrieb übernehmen (Ziffer 8), unsere Steuerberatung, Rechtsanwälte, Banken und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich oder zur Durchsetzung von Ansprüchen nötig, sowie die operativen Gesellschaften der Orth & Kellenberger Group (Ziffer 9). Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

Drittlandübermittlung. Soweit Dienstleister ihren Sitz oder Rechenzentren außerhalb der EU haben (insbesondere Microsoft und Defiant in den USA), stützen wir die Übermittlung auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) und ergänzend auf Standardvertragsklauseln. Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

12 Eingebettete Inhalte und externe Links

Karte auf der Kontaktseite. Die Karte wird erst geladen, wenn Sie auf „Karte anzeigen“ klicken. Dann werden Daten (IP-Adresse, Standort der Karte) an Google Ireland Limited (Google Maps) übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Klick findet keine Übermittlung statt; die Anschrift steht als Text daneben.

Bildschirmfotos. Die auf dieser Website gezeigten Bildschirmfotos stammen aus einer Demonstrationsinstallation mit fiktiven Daten; sie enthalten keine personenbezogenen Daten realer Personen.

Link zur Anwendung. Der Link „Anmelden“ führt lediglich zur Anmeldeseite unter app.orandke.one (Ziffer 7); beim bloßen Besuch dieser Website werden keine Daten an die Anwendung übertragen.

Externe Links. Links zu anderen Websites der Orth & Kellenberger Group und zu Dritten öffnen in einem neuen Fenster. Für deren Inhalte und Datenverarbeitung sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich.

13 Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen: Transportverschlüsselung (TLS) für alle Websites und Dienste, Mehrfaktor-Authentifizierung für alle Konten, persönliche Administratorkonten ohne dauerhafte Rechte, Geräteverwaltung und Endgeräteschutz, bedingter Zugriff, Schutz vor Datenabfluss, verschlüsselte Backups, Protokollierung und ein Löschkonzept. Alle Mitarbeitenden sind auf Vertraulichkeit verpflichtet und an unseren Code of Conduct gebunden. Unser Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter prüft die Maßnahmen regelmäßig.

14 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: - Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Löschung (Art. 17 DSGVO) - Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) - Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an dataprotection@service.orth-kellenberger.com oder ein Schreiben an die oben genannte Anschrift.

Beschwerderecht. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

15 Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung. Version 1.0, Stand 12. November 2026 (Erstfassung für orandke.one – Entwurf zur Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten; Rechenzentren in der EU: Deutschland und Finnland).